Control e Inventario de Activos Fijos

El servicio de Control e Inventario de Activos Fijos que brinda Exactos Consultores, se centra en proporcionar a las empresas una gestión eficiente y precisa de sus activos, asegurando un seguimiento detallado de la ubicación, estado y valor de cada elemento. A continuación, se detalla en qué consiste este servicio:

1. Registro Inicial de Activos:

   - Iniciamos el proceso mediante la creación de un registro exhaustivo de todos los activos fijos de la empresa, incluyendo información detallada como número de serie, descripción, fecha de adquisición y valor inicial.

2. Implementación de Códigos de Identificación:

   - Asignamos códigos únicos de identificación a cada activo para facilitar la identificación rápida y precisa durante el proceso de inventario.

3. Tecnología de Escaneo y Captura de Datos:

   - Utilizamos tecnologías de escaneo, como códigos de barras o RFID, para agilizar el proceso de recopilación de datos durante el inventario y minimizar posibles errores manuales.

4. Inventario Físico:

   - Realizamos inventarios físicos periódicos para verificar la existencia y el estado actual de los activos, comparando los resultados con los registros existentes para identificar discrepancias.

5. Actualización de Registros:

   - Actualizamos la base de datos de activos fijos en tiempo real durante el proceso de inventario, reflejando cualquier cambio en la ubicación, estado o valor de los activos.

6. Gestión de Movimientos y Transferencias:

   - Registramos y gestionamos los movimientos y transferencias de activos entre departamentos, sucursales o ubicaciones, garantizando un seguimiento preciso de la ubicación de cada activo.

7. Depreciación y Valor Residual:

   - Calculamos y gestionamos la depreciación de los activos fijos a lo largo del tiempo, manteniendo registros actualizados para cumplir con los requisitos contables y fiscales.

8. Reportes Personalizados:

   - Generamos reportes personalizados que proporcionan información detallada sobre la situación actual de los activos fijos, facilitando la toma de decisiones y la planificación estratégica.

9. Integración con Sistemas Empresariales:

   - Integramos el sistema de control de activos con otros sistemas empresariales, como contabilidad y gestión de inventario, para garantizar la coherencia de la información en toda la organización.

10. Cumplimiento Normativo:

    - Aseguramos que el control e inventario de activos cumpla con las normativas contables y fiscales aplicables, evitando sanciones y asegurando la transparencia financiera.

11. Capacitación del Personal:

    - Proporcionamos capacitación al personal involucrado en la gestión de activos, asegurando que estén familiarizados con los procedimientos y herramientas utilizadas.

12. Entrega de Manual de Activos Fijos:

    - Al existir un manual de Activos fijos en su empresa, donde se especifiquen claramente las políticas de control,  la empresa podrá detectar, controlar y eliminar la pérdida de productos, materiales, y otros de sus bodegas, teniendo como resultado:

• Inventarios reales que la empresa tiene en Bodega.

• Tomar decisiones sobre productos, materiales, repuestos, que se encuentran fuera de stock, ocupando espacio físico, mediante políticas de baja, rotación, etc.

• Detectar y Eliminar las perdidas por robo de productos.

• Identificar y cuantificar los productos dañados y con defectos.

• Almacenar sus productos de una mejor manera, para acceder a él en menor tiempo.

Muchas empresas pierden el Control de sus Activos Fijos, decidiendo delegar esta tarea a sus empleados con el fin de minimizar costos, sin embargo, luego de extensas horas de trabajo y la delegación de más responsabilidades, genera un desperdicio de tiempo y recursos que implica la poca confiabilidad en los resultados obtenidos.

Es por eso, que luego de este proceso de depuración y conciliación la empresa podrá conocer con total seguridad de:

• ¿ Activos fijos que son?

• ¿Cuántos Activos Fijos posee?

• ¿Donde están ubicados físicamente y cuales son los custodios del bien?

• La entrega del bien, ¿se hace mediante actas de entrega-recepción?

• ¿Obtiene a tiempo la información contable necesaria para el cierre de balance?

• Obtiene información relevante sobre los gastos de la empresa, conociendo si está pagando impuesto sobre bienes que se perdieron, están obsoletos o en reparación?

• ¿La póliza del seguro está sobre-valuando o sub-valuando sus bienes?

• ¿Se realizan compras de activos o bienes innecesarios que la empresa ya posee?

• La empresa antes de adquirir un bien: verifica que el mismo no esté sobrando en otro sector?

Este servicio está diseñado para proporcionar a las empresas un control total sobre sus activos fijos, reduciendo el riesgo de pérdidas, mejorando la eficiencia operativa y asegurando la conformidad con normativas y mejores prácticas contables.